SKU-Abgleich leicht gemacht

SKU-Abgleich leicht gemacht

Wie kann ich Produkte im Shop einfach mit einer externen Liste abgleichen?

In der Produktpflege erhält man häufig externe Listen von Herstellern mit dem aktuellen Sortiment. Im eigenen Shop sollte daraufhin geschaut werden, welche Produkte demzufolge deaktiviert oder sogar gelöscht werden müssen. Wir zeigen dir hier zwei Wege, wie du das schnell mit cobby erledigen kannst, indem du nach bestimmten Eigenschaften filterst, den xverweis anwendest und die entsprechenden Produkte auf einmal de-/aktivierst anstatt jedes Produkt einzeln zu aktualisieren.

Unter der Demo kannst du alles in der Schritt-für-Schritt-Anleitung nachlesen. Viel Erfolg!

Demo

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Option 1: cobby Tool und cobby Filter im Einsatz (für auslaufende Produkte)

In diesem Fall haben wir vom Hersteller eine Liste mit Auslauf-Produkten erhalten, auf der die entsprechenden SKUs gelistet sind. Diese Herstellerliste soll mit unseren Produkten im Shop abgeglichen werden, sodass die Produkte, die nun auslaufen werden, aus dem Shop entfernt werden.

Vorteile:

• Zeitersparnis durch einfache Filterfunktion
• viele Produkte können gleichzeitig deaktiviert werden

Im Folgenden erfährst du, wie du:

• eine externe Liste und deine cobby Produkte lädst
• nach den auslaufenden Produkten in cobby filterst
• und sie deaktivierst

1. Zunächst öffnen wir die externe Liste. In unserem Fall ist es eine Liste mit SKUs, die auslaufen werden, welche wir deaktivieren möchten.

2. Wir möchten uns gleich den cobby Filter zunutze machen und nur die Produkte, welche sich auch gerade in der externen Liste befinden, aus unserem Shop in Excel laden. Zunächst müssen wir aber Produkte in Excel laden, damit wir die cobby Funktionen nutzen können.

3. Die Produkte und Attributsets sind erfolgreich geladen. Gehe für die weitere Bearbeitung zurück zu deinem Tabellenblatt mit der externen Liste.

4. Um diese auslaufenden SKUs in deinem Shop zu deaktivieren, markiere zunächst alle SKUs.

5. Klicke anschließend über den Tools-Button auf "Auswahl für Filter kopieren".
​ [Wenn du wissen möchtest, wie diese Funktion genau funktioniert, schau dir dazu hier den verlinkten Artikel an.]

6. Jetzt möchten wir uns die kopierten Produkte aus dem Shop in Excel laden.

• Dazu gehen wir in das Tabellenblatt "AllProducts" über "Produkte laden" auf den kleinen Pfeil darunter und klicken auf "Filter..."
• Keine Sorge, das Tabellenblatt mit der externen Liste verschwindet nicht!

​[Du kannst natürlich auch mit zwei verschiedenen Arbeitsmappen arbeiten. Wie du das machst, erklären wir hier in der verlinkten Doku "cobby offline nutzen".]

7. Füge die kopierten SKUs in den Filter ein. Klicke unten anschließend auf "Filter anwenden".

​ ​💡 Achte bitte darauf, wenn du Produkte in der "Reduzierten Ansicht" lädst, dass nur aktive Shop-Produkte geladen
​werden. Wenn du auch eine Ansicht über die deaktivierten Produkte haben möchtest, musst du im Filter den Haken bei
​"nur aktive Produkte" rausnehmen.

​[Wenn du mehr über den Filter erfahren möchtest, schaue hier in den Kurs.]

​Dadurch werden nur noch die gefilterten SKUs geladen, sodass du alle Auslaufprodukte auf einen Blick hast.

8. Setze den Status im Attribut "Enable Product" auf Disabled, um die Produkte zu deaktivieren. Wende dies bei allen Produkten an.

9. Klicke abschließend auf "Produkte speichern", um deine Änderungen zu übernehmen.

Option 2: xverweis regelt

(1) xverweis - auslaufendes Produkt

In diesem Fall haben wir vom Hersteller eine große Liste mit Auslauf-Produkten erhalten, auf der die entsprechenden SKUs gelistet sind. Wir empfehlen bei großen Listen immer mit Excel-Formeln zu arbeiten. Diese Herstellerliste soll mit unseren Produkten im Shop abgeglichen werden, sodass die Produkte, die nun auslaufen werden, aus dem Shop entfernt werden.

Vorteile:

• Zeitersparnis bei einer hohen Anzahl von Auslaufprodukten

Im Folgenden erfährst du, wie du:

• die xverweis-Formel nutzt, um nach Auslaufprodukten zu filtern,
• nicht relevante Werte mit dem Excel-Filter ausblendest,
• die Auslaufprodukte deaktivierst

1. Als erstes wechseln wir von der externen Liste zum Tabellenblatt AllProducts. Dann stellen wir unsere eigene Ansicht zur Bearbeitung zusammen. Dies dient einfach zur leichteren Bearbeitung und Übersichtlichkeit.
[Wenn du wissen möchtest, wie das funktioniert, schaue hier in den Artikel.]

2. Füge dann eine Hilfsspalte hinzu.
​ [Wie du eine Hilfsspalte hinzufügst, erfährst du hier in diesem Artikel.]

3. Gib =xverweis in das erste Feld der Hilfsspalte ein. Klicke anschließend mit Doppelklick auf die blaue vorgeschlagene Formel, um die Formel auszuwählen.

4. Klicke auf fx, damit sich das Funktionsfeld öffnet. Daraufhin öffnet sich ein Fenster mit den drei geforderten Funktionsparametern, die ausgefüllt werden müssen.

5. Das Suchkriterium ist die SKU. 

• Klicke in das Feld für das Suchkriterum.
• Wähle anschließend die SKU in C3 aus, indem du in der Tabelle auf die entsprechende Zelle klickst.

​--> Merke dir dieses Vorgehen, das wirst du für jeden Parameter benötigen.

6. Für die Suchmatrix gehen wir zunächst unten in das Tabellenblatt mit den Auslaufprodukten und wählen die Spalte A aus.

7. Die Rückgabematrix ist dieselbe wie die Suchmatrix, da wir uns nur einen Wert auswerfen lassen möchten. Kopiere daher den Wert aus der Suchmatrix in die Rückgabematrix.

8. Wenn #NV erscheint bedeutet das, dass kein Wert gefunden wurde. Die SKU ist also nicht in der Liste mit den auslaufenden Produkten enthalten. Wir wenden die Formel aber wie gewohnt auf alle SKUs an.

9. Klicke anschließend rechts oben in der Hilfsspalte auf den kleinen Pfeil (rechts neben dem Spaltennamen), um den Excel-Filter zu öffnen. Entferne in der Auswahl dann den Haken bei #NV, damit diese SKUs nicht mehr angezeigt werden. Die restlichen SKUs befinden sich auf unserer Auslaufliste und brauchen wir zum Weiterarbeiten.

10. Setze das erste Produkt in der Spalte "Enable Product" auf Disabled. Führe dies wieder für alle restlichen Produkte durch, indem du die Zelle runterziehst oder per Doppelklick auf das Quadrat alles für die Spalte übernimmst.

11. Klicke abschließend auf "Produkte speichern", um deine Änderungen zu übernehmen.

(2) xverweis - aktuelles Sortiment

In diesem Fall haben wir vom Lieferanten eine Liste mit dem aktuellen Sotiment erhalten. Alle anderen Produkte sind also nicht lieferbar. Alle anderen Produkte dieses Herstellers möchten wir also nicht mehr in unserem Shop anbieten.

Vorteile:

• Zeitersparnis bei der Aktualisierung von Produktstatus, wenn man nur das aktuelle Sortiment kennt

Im Folgenden erfährst du, wie du:

• die xverweis-Formel nutzt, um laut Liste nach den aktuellen Produkten zu suchen und alle anderen Produkte herausfilterst,
• Produkte deaktivierst, die nicht mehr Teil des aktuellen Sortiments sind

1. Wechsele als erstes von der Lieferantenliste zum Tabellenblatt AllProducts. Filtere dir mit dem cobby Filter dann den Lieferant "CobbyCraft" heraus. Hinweis: Auch hier haben wir den Haken bei "nur aktive Produkte" entfernt.
[Wenn du mehr über den cobby Filter erfahren möchtest, schaue hier in den Artikel.]

2. Zuerst stellen wir uns eine eigene Ansicht zur Bearbeitung zusammen (irrelevante Spalten ausblenden, Hilfsspalte erstellen).

3. Gib "=xverweis" in das erste Feld der Hilfsspalte ein. Klicke anschließend mit Doppelklick auf die blaue vorgeschlagene Formel, um die Formel auszuwählen.

4. Klicke dann oben auf die Funktionstaste. Es öffnet sich das Fenster mit den Funktionsparametern, wovon Suchkriterium, Suchmatrix und Rückgabematrix gefüllt werden müssen.

5. Das Suchkriterium ist die SKU, die du per Klick in das Feld (z. B. C3) auswählst.

6. Die Suchmatrix befindet sich dann in der Liste "Aktuelles Sortiment-CobbyCraft". Klicke dort auf die Spalte A.

7. Die Rückgabematrix ist wieder die gleiche wie die Suchmatrix, da wir keinen anderen Wert haben. Da dasProdukt in der externen Liste gefunden wurde, wird dir die SKU als Wert angezeigt - Stichwort Rückgabematrix.

8. Wende die Formel nun für alle weiteren Produkte an.

​Wird eine SKU angezeigt, bedeutet das, dass das Produkt auf der Liste vorhanden ist. Bei #NV wurde kein Wert
​gefunden, die SKU ist also nicht in der Liste.

9. Da wir uns nur noch alle SKUs anzeigen lassen wollen, die nicht mehr auf der Herstellerliste aufgeführt sind, wählen wir im ersten Schritt alle SKUs ab.

• Dazu klicken wir auf "(Alles auswählen)". 
• Scrolle nach unten und setze nur bei #NV, also wo kein Wert gefunden wurde, einen Haken und klicke auf Ok.

​Die angezeigten Produkte möchten wir also auch nicht mehr in unserem Shop anbieten, weshalb wir jetzt noch alle
​Produkte (manche haben noch den Status auf Enabled gesetzt) auf Disabled setzen müssen.

10. Setze die erste SKU auf Disabled und wende dies auf alle weiteren Produkte an.

11. Klicke abschließend auf "Produkte speichern", um deine Änderungen zu übernehmen.

Jetzt kann man natürlich auch noch andersrum eine Prüfung durchführen, ob alle Produkte, die auf der Sortiment-Liste des Herstellers stehen, auch bei uns auf Enabled gesetzt sind. Dazu musst du über den Excel Filter einfach wieder "(Alles auswählen)" anklicken und "NV" abwählen.

(3) xverweis - lieferbar/nicht lieferbar

In diesem Fall haben wir vom Lieferanten eine Liste mit lieferbaren und nicht lieferbaren Produkten bekommen, auf der auch die entsprechenden SKUs gelistet sind. Diese Lieferantenliste soll mit unseren Produktdaten im Shop abgeglichen werden, sodass die Produkte, die nun nicht mehr lieferbar sind, aus dem Shop entfernt werden.

Vorteile:

• schneller Abgleich des eigenen Sortiments und Herstellerlisten hinsichtlich Lieferstatus

Im Folgenden erfährst du, wie du:

• mit der xverweis-Formel eine Herstellerliste und dein Sortiment bzgl. bestimmter Parameter wie Lieferbarkeit abgleichen kannst
• den Excel-Filter anwendest, um nach den relevanten Produktdaten zu filtern,
• Produkte in deinem Shop de-/aktivierst

1. Als erstes wechseln wir von der Lieferantenliste in das Tabellenblatt AllProducts. Hier filtern wir mit dem cobby Filter nach dem Lieferanten FusionCobby und klicken auf "Filter anwenden". Hinweis: Den Haken bei "nur aktive Produkte" haben wir entfernt.

2. Stelle dir für die Bearbeitung deine eigene Ansicht zusammen (irrelevante Spalten ausblenden, Hilfsspalte hinzufügen). Zur Kontrolle kannst du dir das Attribut "Manufacturer" einblenden lassen.

3. Wende die xverweis-Formel an und klicke dann auf die Funktionsleiste fx. Es öffnet sich das Fenster mit den drei relevanten Funktionsparametern Suchkriterium, Suchmatrix und Rückgabematrix.

4. Das Suchkriterium ist die SKU.

5. Die Suchmatrix wählen wir in der Herstellerliste aus. Wähle dort die Spalte A aus.

6. Die Rückgabematrix ist hier die Spalte B (Status) in der Lieferantenliste.

7. In der ersten Zeile wird dann der Wert für die SKU ausgeworfen: das Produkt ist lieferbar. Das wenden wir dann für alle restlichen Produkte an, sodass du den Lieferstatus aller Produkte siehst.

8. Mithilfe des Excel-Filters filtern wir jetzt nach allen lieferbaren Produkten. Wir möchten, dass alle lieferbaren Artikel auch den Status auf Enabled gesetzt haben. Um das zu prüfen, könnte man durch die gesamte Liste scrollen. Bei vielen Produkten wäre die Liste aber sehr lang, weswegen es eine bessere Alternative gibt...

9. ... wir nutzen noch einmal den Excel-Filter in der Enabled-Spalte. Hier sieht man direkt, dass es Disabled nicht gibt - also müssen alle gelisteten Produkte auf Enabled stehen. Perfekt! (Ansonsten könnte man sich die Disabled-Produkte herausfiltern und den Status auf Enabled setzen.)

10. Danach schauen wir uns zum Abgleich an, ob in unserem Sortiment alle "nicht lieferbaren" Produkte auf Disabled stehen. In diesem Fall siehst du, dass alle Produkte mit dem Status "Nicht mehr lieferbar" immer noch auf Enabled stehen. Da sie nicht mehr lieferbar sind, setzen wir sie auf Disabled, damit sie nicht mehr im Shop sichtbar sind.

11. Wir wenden die Änderung wieder auf alle sichtbaren Produkte an. Somit werden alle Produkte auf inaktiv gesetzt.

12. Klicke anschließend auf "Produkte speichern".

13. Zuletzt filtern wir noch nach #NV. Das sind Produkte, die nicht auf der Herstellerliste waren, aber bei uns noch im Sortiment sind.

Mithilfe von cobby siehst du hier, dass der Lieferant vergessen hat zwei Produkte auf der Liste aufzuführen, die wir aber noch in unserem Sortiment haben und im Shop verfügbar sind.

Als Shopbetreiber sollte man in so einem Fall beim Hersteller nachfragen, ob die Produkte noch lieferbar sind. Ansonsten müsste der Status auf Disabled gesetzt werden!

Excellent! 🎉

Jetzt weißt du, wie du mithilfe des cobby Filters oder des xverweis deine Produktdaten mit Herstellerlisten abgleichen kannst und z. B. nicht mehr lieferbare Produkte in deinem Shop deaktivierst.